Für Schulen & Kitas
Formulare, die Eltern wirklich verstehen.
Formbert führt Eltern Schritt für Schritt durch Formulare und Anträge — verständlich, mehrsprachig und einfach. Ihr Team erklärt weniger und bekommt Unterlagen zurück, die deutlich weniger Nacharbeit brauchen.
Feld 01 — Der Alltag
Ein Formular an die Eltern heißt heute: erklären, nachfassen, hinterhertelefonieren.
Nicht, weil Eltern nicht wollen — sondern weil Verwaltungssprache eine eigene Sprache ist. Und für viele Familien noch eine fremde dazu.
Derselbe Bogen, zum dritten Mal erklärt
Im Sekretariat, an der Kita-Tür, am Telefon: dieselben Felder, dieselben Fragen — bei jeder Anmelderunde von vorn. Diese Zeit fehlt woanders.
Unterlagen kommen unvollständig zurück
Leere Felder, fehlende Unterschrift, missverstandene Ankreuzkästchen. Dann beginnt das Nachfassen: Zettel in die Postmappe, Anruf, Erinnerung, Frist im Nacken.
Manche Eltern fragen gar nicht erst
Wer den Bogen nicht versteht und sich nicht traut nachzufragen, gibt lieber gar nichts ab. Auffallen tut das erst, wenn die Frist schon verstrichen ist.
So funktioniert Formbert
Sehen Sie zu, wie aus einem Formular ein Gespräch wird.
Eine halbe Minute, acht Schritte — vom Amtsdeutsch zum fertigen Dokument. Genau so läuft es später bei Ihren Klientinnen, Patienten oder Eltern ab.
- Kompliziertes Formular?
Ein amtliches Formular liegt vor — viele Felder, Amtsdeutsch, kleine Kästchen.
- In Formbert geöffnet
Das Dokument wird in Formbert geladen — alle Felder werden erkannt.
- Formbert findet die nächste Frage
Im Originalformular steht nur: „Vorname / Nachname“.
- Formbert fragt verständlich
„Bitte geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen an.“ — in der Sprache des Nutzers, auf Wunsch vorgelesen.
- Der Nutzer antwortet
Eine Frage, eine Antwort — kein Suchen im Formular.
- Frage für Frage weiter
Aus „Bankverbindung des Antragstellers (IBAN)“ wird: „Auf welches Konto soll das Geld überwiesen werden?“ — nicht Wort für Wort übersetzt, sondern verständlich erklärt.
- Antworten wandern ins Formular
Jede Antwort steht am richtigen Platz im amtlichen Original — in sauberer Schrift.
- Fertig
Das Dokument ist vollständig ausgefüllt und bereit zur Abgabe.
Schritt 1 von 8
Formulare verstehen. Einfach beantworten. Zeit sparen.
20-Minuten-Vorführung anfragenDer Unterschied
Formbert übersetzt nicht. Formbert erklärt.
Eine wörtliche Übersetzung von Amtsdeutsch ist Amtsdeutsch in anderer Sprache — und hilft niemandem. Formbert macht aus jedem Feld eine Frage, die man ohne Vorwissen beantworten kann. Hier auf Deutsch gezeigt — beim Ausfüllenden erscheint sie in seiner Sprache.
Erziehungsberechtigte/r 1: Familienname, ggf. abweichender Geburtsname
Wie lautet Ihr Familienname? Falls Sie bei der Geburt einen anderen Namen hatten, geben Sie diesen bitte zusätzlich an.
Sorgeberechtigung (alleinig / gemeinsam)
Kümmern Sie sich allein um Ihr Kind, oder gemeinsam mit einer weiteren Person — zum Beispiel dem anderen Elternteil?
Abholberechtigte Personen (Name, Verhältnis zum Kind)
Wer darf Ihr Kind abholen? Nennen Sie die Namen und wer die Person für Ihr Kind ist — zum Beispiel die Großmutter oder ein Nachbar.
Jede Frage wird auf Wunsch vorgelesen — auch für Menschen, die nicht gut lesen können.
Feld 02 — So läuft es in Ihrer Einrichtung
Vom Elternbrief zum fertigen Bogen — mit deutlich weniger Erklärrunden.
Formular mitgeben
Als QR-Code auf dem Elternbrief, als Aushang am Schwarzen Brett oder als Zettel in der Postmappe. Eltern scannen mit dem eigenen Handy — keine App, kein Konto.
Aufwand im Alltag: ein QR-CodeEltern beantworten Fragen
Formbert übersetzt nicht Wort für Wort — es fragt verständlich: Aus „Vorname des Kindes“ wird „Wie heißt Ihr Kind mit Vornamen?“ In der Sprache der Eltern, auf Wunsch vorgelesen.
Schritt für Schritt, im eigenen TempoAntworten landen im Formular
Jede Antwort steht am Ende dort, wo sie hingehört — im ursprünglichen Formular. Namen in fremder Schrift kommen in sauberer deutscher Umschrift an.
Unterbrechen erlaubt — nichts geht verlorenFertig zurück bei Ihnen
Das ausgefüllte Formular liegt als PDF bereit — leserlich und spürbar vollständiger. Ihr Team prüft und heftet ab, statt zu entziffern und hinterherzutelefonieren.
Prüfen statt entziffernFeld 03 — Was dabei herauskommt
Ein Werkzeug, drei Entlastungen.
Abläufe, die halten
- Unterlagen können vollständiger zurückkommen — statt als Rückfrage im Sekretariat zu landen.
- Anmeldung und Ganztag werden planbarer, weil weniger Vorgänge in der Nachfass-Schleife hängen.
- Mehr Familien sprachlich erreichen — auch die, die sich heute nicht zu fragen trauen.
Zeit für die eigentliche Arbeit
- Weniger Erklärrunden an der Tür, am Telefon, zwischen Tür und Angel.
- Prüfen statt entziffern: Antworten stehen leserlich an der richtigen Stelle.
- Gespräche über Kinder statt über Kästchen — dafür sind Fachkräfte da.
Formulare ohne Scheu
- Fragen in einer Sprache, die sie verstehen — auf Wunsch vorgelesen.
- Ein Schritt nach dem anderen statt vier Seiten Amtsdeutsch am Stück.
- Zuhause ausfüllen, unterbrechen, weitermachen — der Stand bleibt gespeichert.
Feld 04 — Einsatzfelder
Überall dort, wo ein Zettel an die Eltern geht.
Anmeldung
Der Anmeldebogen für Schule oder Kita — das Formular, an dem alles hängt und das die meisten Rückfragen erzeugt.
Einverständniserklärungen
Fotos, Ausflüge, Filmaufnahmen: Formbert erläutert verständlich, worum es geht, und verringert sprachliche Hürden beim Ausfüllen — die Entscheidung selbst bleibt bei den Eltern.
Elternformulare
Rückmeldebögen, Abfragen, Bestätigungen — alles, was regelmäßig in der Postmappe liegt.
Stammdatenbögen
Kontakte, Abholberechtigte, Notfallnummern, Allergien — Angaben, bei denen jede Zeile stimmen muss.
Betreuungsanträge
Anträge rund um die Betreuung — verständlich gefragt, für vollständigere Antworten.
Ganztagsunterlagen
Anmeldung, Zeiten, Abholregelungen für Ganztag und Hort — mit weniger Missverständnissen bei den Zeiten.
Schulische Anträge
Anträge, die über die Schule laufen — Schritt für Schritt erklärt statt kommentarlos ausgeteilt.
Organisatorisches
Essensbestellung, Materiallisten, Entschuldigungsregeln — die kleinen Formulare, die in Summe Zeit kosten.
Feld 05 — Kein IT-Projekt
Kein IT-Projekt. Nur ein Formular.
Formbert wird nicht „eingeführt“ wie eine Verwaltungssoftware. Sie starten mit einem einzigen Formular, testen es im Alltag — und entscheiden danach. Ihre bestehenden Abläufe bleiben, wie sie sind — und Ihren Datenschutz binden wir selbstverständlich von Anfang an mit ein.
Nichts zu installieren, nichts zu warten — weder bei Ihnen noch bei den Eltern.
QR-Code scannen und anfangen. Kein Passwort, kein App-Store.
Für den Testlauf bleibt Ihre Schulverwaltungssoftware unberührt: Formbert arbeitet mit dem Formular, das Sie ohnehin nutzen. Das fertige Dokument prüfen und verarbeiten Sie wie bisher.
Ein geführter Rundgang erklärt Ihrem Team alles direkt in der Anwendung.
Feld 06 — Klare Grenzen
Was Formbert bewusst nicht übernimmt.
Die pädagogische Arbeit
Ob ein Kind gut ankommt, entscheidet kein Formular. Eingewöhnung, Elterngespräche, Förderung — das ist und bleibt die Arbeit Ihrer Fachkräfte.
Die fachliche Prüfung
Formbert füllt aus, es beurteilt nicht. Ob Angaben vollständig und plausibel sind, prüft Ihre Verwaltung — wie bei jedem Bogen auf Papier.
Die Rechtsberatung
Formbert erklärt, was ein Feld wissen will — nicht, was rechtlich klug ist. Für Rechtsfragen bleibt der Weg zu den zuständigen Stellen.
„Formbert ersetzt keine Fachkraft — Formbert gibt ihr mehr Zeit für die Aufgaben, für die sie wirklich gebraucht wird.“
Feld 07 — Datenschutz
Daten von Familien verlangen besondere Sorgfalt.
Eltern vertrauen Ihnen Angaben über ihre Kinder an. Deshalb ist der Datenschutz bei Formbert nicht Beiwerk — er ist der Bauplan:
Anwendung und Datenbank laufen in Frankfurt, das Sprachmodell über das EU-Profil von AWS Bedrock innerhalb der EU. Datenverarbeitung, Löschfristen und Auftragsverarbeitung klären wir vor dem ersten Einsatz mit Ihnen.
Sie bleiben Verantwortliche im Sinne der DSGVO, wir arbeiten in Ihrem Auftrag.
Kein Passwort, keine E-Mail-Pflicht, keine Hürde — scannen und anfangen.
Vorgänge werden nach festen Fristen gelöscht — Ihre Einrichtung bestimmt die Frist.
Eltern, Verwaltung und Leitung sehen jeweils nur, was ihre Rolle sehen darf.
Auf Wunsch erscheint Formbert bei Ihren Eltern mit Logo und Farben Ihrer Einrichtung.
Feld 08 — Der Testlauf
Erst im Alltag testen. Dann entscheiden.
Der natürliche Einstieg für Schulen und Kitas ist ein einziges Formular — meistens der Anmeldebogen. Mehr braucht der Testlauf nicht.
Sie wählen ein Formular
Den Bogen, der die meisten Rückfragen erzeugt — in den meisten Häusern ist das der Anmeldebogen.
Wir richten es ein
Sie bekommen den QR-Code für Elternbrief und Aushang. Ihr Team sieht in einem geführten Rundgang, wie alles funktioniert.
Ihr Alltag entscheidet
Kommen die Bögen vollständiger zurück? Wird weniger erklärt? Das sieht Ihr Sekretariat schneller als jede Präsentation.
Ein Formular. Ihr Alltag. Ihre Entscheidung.
Kein Projektplan, keine Umstellung — nur der Bogen, der Ihr Team heute die meiste Zeit kostet.
20-Minuten-Vorführung anfragenSie bringen nur den Bogen mit — den Rest übernehmen wir.
Feld 09 — Die berechtigten Fragen
Was Leitungen uns als Erstes fragen.
Was ist mit Eltern ohne Smartphone?
Dann läuft es wie bisher. Papier bleibt möglich, niemand wird ausgeschlossen. Formbert braucht nur einen Browser — es funktioniert also auch am Tablet oder an einem Gerät in Ihrer Einrichtung. Und jeder Bogen, der verständlich ankommt, macht die Schlange an der Tür kürzer — auch für alle anderen.
Wer haftet, wenn etwas falsch ausgefüllt ist?
Es gilt dasselbe wie beim Papierformular. Die Eltern stehen für ihre Angaben ein, Ihre Einrichtung prüft das Ergebnis wie jeden anderen Bogen. Formbert ändert an dieser Verantwortung nichts — es stellt die Fragen verständlich und trägt die Antwort leserlich an der richtigen Stelle ein. Das macht Ihre Prüfung leichter, nicht schwerer.
Müssen Eltern eine App laden oder ein Konto anlegen?
Nein. QR-Code scannen, im Browser anfangen — kein Konto, kein Passwort, kein App-Store. Genau deshalb funktioniert es auch bei Familien, die mit Technik wenig zu tun haben wollen.
Welche Sprachen deckt Formbert ab?
Derzeit acht Sprachen. Wenn in Ihrer Elternschaft eine bestimmte Sprache gebraucht wird, sprechen Sie uns an — das klären wir vor dem Start, nicht danach.
Was passiert mit den Daten der Familien?
Sie bleiben in der EU — und in Ihrer Hoheit. Die Verarbeitung findet ausschließlich auf europäischen Systemen statt, Ihre Einrichtung bleibt Verantwortliche im Sinne der DSGVO, wir arbeiten in Ihrem Auftrag. Vorgänge werden nach festen Fristen gelöscht, die Ihre Einrichtung bestimmt.
Wie viel Arbeit macht die Einführung unserem Team?
Ein Formular, ein QR-Code, ein Rundgang. Keine Schulungswoche, keine Umstellung Ihrer Abläufe — und keine Integration in Ihre Schulverwaltungssoftware. Ihren Datenschutz binden wir selbstverständlich von Anfang an mit ein. Der Testlauf startet mit einem einzigen Formular — und ob es mehr werden, entscheiden Sie danach.
Feld 10 — Der nächste Schritt
Sehen Sie Formbert an Ihrem eigenen Anmeldebogen.
Ein Formular genügt.
Wir zeigen Ihnen den kompletten Weg — vom QR-Code auf dem Elternbrief bis zum fertig ausgefüllten Bogen — an einem Formular aus Ihrem Haus. Vor Ort in Hamburg oder im Videotermin. Keine Folien, kein Verkaufsdruck: Danach wissen Sie, ob es zu Ihrer Einrichtung passt.
Vorführung anfragen — info@formbert.deSie bringen zwanzig Minuten und den Bogen mit, der die meisten Rückfragen erzeugt. Mehr braucht es nicht.