Für Beratungsstellen
Ihre Klienten füllen Behördenformulare aus — in ihrer eigenen Sprache.
Formbert führt Menschen mit Sprachbarriere Frage für Frage durch deutsche Formulare — vorgelesen, erklärt, Schritt für Schritt. Ihre Beratung prüft das fertige Ergebnis, statt es abzutippen.
Feld 01 — Ausgangslage
Formulare fressen die Zeit, die für Beratung gedacht ist.
… für einen einzigen Antrag
Vorlesen, übersetzen, buchstabieren, eintragen. Die eigentliche Beratung kommt danach — wenn noch Zeit ist.
… Schreibarbeit statt Beratung
Bei nur drei Beratern mit je vier Formular-Terminen. Jede Woche. Die Warteliste wächst währenddessen weiter.
… die niemand beraten hat
Mehr als zwei Monate einer Vollzeitkraft — gebunden in Feldern, die der Klient selbst hätte füllen können.
Feld 02 — Ihre Rechnung
Glauben Sie uns nicht. Rechnen Sie selbst.
Vier Regler, Ihre Zahlen — und Sie sehen, was in Ihrer Stelle wirklich im Formular verschwindet: in Stunden und in Euro.
Die Zahlen lassen sich auch direkt in die Felder tippen — auch über die Regler hinaus, wenn Ihre Stelle größer ist.
Gebundene Zeit in Ihrer Stelle
12 Std / Woche
44 Std / Monat · 528 Std / Jahr
Mitarbeiterstunden, die zurückkommen*
29 Std / Monat
352 Std / Jahr
Gegenwert in Personalkosten
1.320 € / Monat
15.840 € / Jahr
* Wenn zwei Drittel des Ausfüllens vor den Termin wandern — ins Wartezimmer, nach Hause, in die Sprache des Klienten. Das Geld verschwindet heute nicht — es bezahlt Abtippen. Ab jetzt bezahlt es Beratung.
Diese Stunden zurückholenFeld 03 — So kommt das Formular zum Klienten
Zwei Wege — beide ohne Ihren Terminkalender.
Ob Laufkundschaft im Wartezimmer oder der Klient aus dem heutigen Termin: Für beide gibt es den passenden Weg.
Der Aushang
Für alle, die gerade im Haus sind.
- QR-Aushang drucken und ins Wartezimmer hängen — einmalig, fertig.
- Klienten scannen mit dem eigenen Telefon. Keine App, kein Konto, kein Passwort.
- Die Wartezeit wird zur Ausfüllzeit — in der Sprache des Klienten, auf Wunsch vorgelesen.
Aufwand für Ihr Team: null Minuten.
Der Vorgangs-Link
Für den Klienten, der vor Ihnen sitzt — zum Mitnehmen.
- Sie wählen das Formular und erstellen in Sekunden einen persönlichen Link — mit Gültigkeit nach Ihrer Wahl, zum Beispiel 7 Tage.
- Der Klient nimmt ihn mit (als QR oder Zettel) und füllt zuhause aus — unterbrechen und weitermachen inklusive, nichts geht verloren.
- Ein Knopfdruck: „An Ihre Beratungsstelle senden“ — und das fertige Formular liegt bei Ihnen, ohne E-Mail-Anhang, ohne Hinterhertelefonieren.
Aus „Kommen Sie nächste Woche wieder“ wird „Schicken Sie es einfach zurück“.
Feld 04 — Der Rückweg
Vom Termin zur fertigen Akte — ohne ein einziges Telefonat.
Link erstellen & mitgeben
Ein Klick in Ihrer Vorgangsübersicht: Formular wählen, Gültigkeit setzen, Link oder QR mitgeben. Mit internem Aktenzeichen, damit alles zuordenbar bleibt.
Der Klient arbeitet zuhause
In seiner Sprache, in seinem Tempo, mit Vorlesen und Erklärungen. Sie sehen den Fortschritt live in Ihrer Übersicht — ohne nachzufragen.
Fortschritt wird gespeichert — unterbrechen erlaubtZurücksenden per Knopfdruck
Ist alles beantwortet, sendet der Klient den Vorgang direkt aus der App an Ihre Stelle zurück. Danach ist er für Änderungen gesperrt — was bei Ihnen ankommt, bleibt so.
Sie werden benachrichtigt — das PDF liegt bereit
Ihre Stelle bekommt die Meldung, das amtliche Formular liegt als PDF im Vorgang. Prüfen, ausdrucken, einreichen — fertig.
Läuft die Frist ab, schließt sich die Tür — die Akte bleibtFeld 05 — Und der Rest ist schon eingebaut
Gebaut wie ein Werkzeug, nicht wie ein Projekt.
Live-Fortschritt je Vorgang
Ihre Übersicht zeigt, wie weit jeder Klient ist — Sie planen den Folgetermin, wenn es sich lohnt, statt auf Verdacht.
Namen richtig umgeschrieben
Ковальська, الزهراني — Antworten in fremder Schrift stehen im amtlichen Formular in sauberer deutscher Umschrift. Genau daran scheitern sonst Anträge.
Team & Übergabe
Vorgänge lassen sich Kolleginnen zuweisen und übergeben — Urlaub und Krankheit reißen keine Lücken in laufende Fälle.
Fristen mit Anstand
Jeder Link hat ein Ablaufdatum Ihrer Wahl — und lässt sich verlängern, wenn das Leben dazwischenkommt. Die Akte bleibt erhalten.
Ihr Logo, Ihre Farben
Auf Wunsch erscheint Formbert bei Ihren Klienten im Auftritt Ihrer Stelle — Vertrauen kommt vom bekannten Absender.
Einführung ohne Schulungstag
Ein geführter Rundgang erklärt Ihrem Team jede Funktion direkt in der Anwendung — neue Kolleginnen finden sich allein zurecht.
Feld 06 — Datenschutz
Gebaut für Häuser, in denen Vertrauen die Grundlage ist.
Ihre Klienten vertrauen Ihnen sensible Daten an. Deshalb ist der Datenschutz bei Formbert nicht Beiwerk — er ist der Bauplan:
Alle Daten bleiben auf europäischen Systemen — vertraglich zugesichert.
Ihre Einrichtung ist Verantwortliche für den jeweiligen Formular- bzw. Antragsprozess; wir verarbeiten die Formular- und Antragsdaten in Ihrem Auftrag — mit Vertrag.
Kein Passwort, keine E-Mail-Pflicht, keine Hürde — scannen und anfangen.
Vorgänge werden nach festen Fristen gelöscht — Ihre Stelle bestimmt die Frist.
Klient, Beratung und Leitung sehen jeweils nur, was ihre Rolle sehen darf.
Auf Wunsch erscheint Formbert bei Ihren Klienten mit Ihrem Logo und Ihren Farben.
Feld 07 — Die berechtigten Fragen
Was Leitungen uns als Erstes fragen.
Ersetzt das am Ende unsere Beratung?
Nein — und es soll es auch nicht. Formbert füllt Formulare aus. Es erkennt keine Härtefälle, hört keine Zwischentöne, baut kein Vertrauen auf. Das können nur Ihre Fachkräfte. Gute Digitalisierung nimmt der Beratung das ab, was keine Fachlichkeit braucht — und gibt ihr die Zeit für das zurück, was sie unersetzbar macht.
Schaffen unsere Klienten das überhaupt?
Dafür ist es gebaut. Eine Frage nach der anderen, in der eigenen Sprache, erklärt in einfachen Worten, auf Wunsch vorgelesen — auch für Menschen, die nicht gut lesen können. Kein Konto, kein Passwort, kein App-Store. Und wer nicht weiterkommt, sitzt ja bei Ihnen im Haus.
Und wenn der Klient zuhause nicht fertig wird?
Dann geht nichts verloren. Jede Antwort wird gespeichert — der Klient macht einfach weiter, wo er aufgehört hat. Läuft der Link ab, verlängern Sie ihn mit einem Klick; die Akte und der Fortschritt bleiben erhalten. Und Sie sehen jederzeit in Ihrer Übersicht, wie weit der Vorgang ist.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Ein Aushang und ein Termin. Ihre Klienten brauchen nichts als den QR-Code im Wartezimmer. Ihr Team führt ein eingebauter Rundgang durch die Verwaltung — keine Schulungswoche, keine IT-Abteilung nötig.
Feld 08 — Der nächste Schritt
Sehen Sie Formbert an einem echten Formular.
Zwanzig Minuten genügen.
Wir zeigen Ihnen den kompletten Weg — vom QR-Code bis zum fertigen PDF — an einem Formular, mit dem Ihre Beratung täglich arbeitet. Vor Ort in Hamburg oder im Videotermin. Keine Folien, kein Verkaufsdruck: Danach wissen Sie, ob es zu Ihrem Haus passt.
Vorführung anfragen — info@formbert.deSie bringen nur zwanzig Minuten und Ihre Fragen mit. Unterlagen brauchen Sie keine.